Garantire la certezza nell’incertezza: gestione della logistica di un evento globale di moda in condizioni meteorologiche estreme

Quando quasi 2.000 notti in hotel, decine di ospiti internazionali e una città bloccata da forti nevicate si sommano, l’esecuzione dell’evento diventa meno una questione di pianificazione perfetta e più di adattabilità, lavoro di squadra e fiducia. Per il secondo anno consecutivo, Rogier Bosscha, Project Manager di ATPI Benelux, è stato responsabile dell’annuale Partner Event di un marchio di moda globale ad Amsterdam. L’evento riunisce partner globali chiave e dipendenti dell’azienda di moda per la presentazione delle prossime collezioni. Quest’anno, tuttavia, le condizioni erano tutt’altro che ordinarie. “A questa scala, la preparazione è tutto”, afferma Rogier. “Un evento come questo richiede circa sei mesi di pianificazione dettagliata. Si mappa ogni compito, ogni responsabilità e ogni possibile scenario, ma non si possono mai prevedere le condizioni meteorologiche.”

Pianificazione per la scala e l’imprevisto

I numeri da soli illustrano la complessità: quasi 2.000 notti in hotel distribuite in tre hotel di Amsterdam, dodici membri dello staff ATPI in loco e, nei momenti di punta, fino a 85 autisti privati che utilizzano veicoli Mercedes Classe S, Classe V e Sprinter per trasportare gli ospiti in sicurezza attraverso la città. Le interruzioni meteorologiche erano state, ovviamente, incluse negli scenari di pianificazione. Due mesi prima dell’evento, il team aveva già assicurato 250 chili di sale antigelo per garantire un accesso sicuro alle sedi. “Ci prepariamo sempre per il maltempo”, dice Rogier. “Quello che non ci aspettavamo era che la situazione diventasse così estrema che treni, autobus, linee della metropolitana e persino i voli si fermassero quasi completamente in tutti i Paesi Bassi.”

Quando i piani incontrano la realtà

La prima grande sfida è emersa il primo giorno. Il trasporto pubblico si era fermato, impedendo a diversi membri del team ATPI che vivevano fuori Amsterdam di raggiungere la città. “Abbiamo dovuto cambiare marcia immediatamente”, afferma Rogier. “I colleghi con sede ad Amsterdam sono letteralmente saltati in sella alle loro biciclette per arrivare sul posto, mentre per altri abbiamo organizzato prelievi diretti tramite i nostri partner di trasporto. È stato un momento chiaro in cui la flessibilità contava più della struttura.” Quando è diventato chiaro che il tempo non sarebbe migliorato, ATPI ha lavorato a stretto contatto con il cliente, i fornitori e i partner per adeguare il piano. Una delle maggiori sfide è stata portare gli ospiti bloccati ad Amsterdam. Molti partecipanti internazionali erano bloccati fuori dai Paesi Bassi, in particolare in Belgio e Germania. “La domanda chiave è diventata: come facciamo a portare tutti ad Amsterdam, nel modo più sicuro e senza intoppi possibile?”

Adattamento della logistica in tempo reale

Sulla base dell’esperienza di grandi eventi internazionali, Rogier e il team si sono affidati ai loro fornitori di fiducia. “Lavoriamo con molti dei nostri fornitori da anni. Questa fiducia fa un’enorme differenza quando devi agire in modo rapido e deciso.” La soluzione ha significato organizzare dozzine di trasferimenti internazionali da città tra cui Berlino, Bruxelles, Düsseldorf e Charleroi. A seconda delle dimensioni del gruppo e dell’urgenza, il trasporto variava dai minivan Mercedes e Sprinter ai pullman completi da 53 posti. “Anche con l’esperienza e le solide partnership con i fornitori, è stato comunque uno degli eventi più impegnativi che abbia mai gestito”, ammette Rogier. “Ma questo lo ha reso anche uno dei più gratificanti.”

Una vera performance di squadra

Con il passare della settimana, la pressione ha continuato ad aumentare. Il traffico e-mail è aumentato da una media di cinque messaggi all’ora a picchi di circa sessanta, guidato da cancellazioni, richieste di reindirizzamento e modifiche dell’ultimo minuto. ATPI ha risposto rafforzando sia il supporto in loco che la capacità del back-office per mantenere alti i livelli di servizio durante l’evento. “Questo evento è stato un vero sforzo di squadra”, afferma Rogier. “Le persone hanno fatto lunghe ore, sono rimaste flessibili e si sono concentrate sulla ricerca di soluzioni. Senza questo impegno, semplicemente non avrebbe funzionato.”

Guardando avanti

Guardando indietro, un sentimento spicca su tutti gli altri: l’orgoglio. “Sono incredibilmente orgoglioso del team e del modo in cui abbiamo lavorato insieme ai nostri fornitori”, afferma Rogier. “Questo evento ha dimostrato che la preparazione è importante, ma altrettanto importante è fidarsi delle proprie persone ed essere pronti a tutto.” Con il Partner Event del prossimo cliente già in vista, l’esperienza ha solo rafforzato la fiducia per il futuro. “Semmai”, aggiunge Rogier, “questa edizione ci ha reso ancora più preparati per ciò che ci aspetta.”