Dans quelle mesure l’approche actuelle de votre organisation minière en matière de voyages est-elle évolutive ?

Alors que les organisations minières se tournent vers l’avenir, comment peuvent-elles s’assurer que leur programme de voyage évoluera avec elles ? Qu’il restera flexible pour s’adapter aux nouveaux processus qui accompagnent les fusions et les acquisitions, tout en assurant l’efficacité, la sécurité et la réduction des dépenses qui sont si importantes dans le secteur minier ?

Nos experts en exploitation minière ont compilé une liste de questions à poser lors de l’examen de votre solution de voyage actuelle afin de garantir qu’elle reste évolutive au fur et à mesure de la croissance de votre organisation :

Sûreté et sécurité

Le respect du devoir de diligence est une nécessité pour les organisations minières, quelle que soit leur taille, mais les processus qui garantissent la sécurité des déplacements sont souvent oubliés ou négligés pendant les périodes de croissance.

• À quelle fréquence recueillons-nous des informations sur notre programme sur le devoir de diligence ? Nos voyageurs se sentent-ils suffisamment soutenus à chaque voyage ?
• Existe-t-il un processus programmé pour recueillir les commentaires des voyageurs sur leurs voyages ou leurs programmes de voyage ?
• Mettons-nous en œuvre des technologies pour soutenir nos efforts en matière de devoir de diligence ?
• Comment suivrons-nous les membres de l’équipe au fur et à mesure qu’ils effectuent des rotations ? Existe-t-il un moyen de s’assurer qu’ils ont atterri en toute sécurité ou qu’ils se sont enregistrés dans leur logement ?
• Quelles sont nos procédures de rapport avant et après le voyage ? Recevons-nous des informations en temps réel sur les risques de sécurité, en particulier dans les pays à haut risque ?
• Les voyageurs peuvent-ils bénéficier d’une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la part de notre TMC lorsqu’ils sont en déplacement ?
• Comment réduire les risques avant le voyage pour s’assurer que le voyageur dispose des informations nécessaires, des médicaments, etc.
• Pouvons-nous suivre l’historique de la localisation des voyageurs pour nous assurer que les ruptures épidémiques sont gérées ?
• Comment classer et gérer les fournisseurs interdits, les transporteurs et les lieux à haut risque avant et après le voyage ?

Politique et approbations

La plupart des organisations internationales ont de nombreux coordinateurs d’équipes dans le monde entier et il est donc facile que les processus varient d’un endroit à l’autre, en particulier dans l’éventualité d’une fusion de deux organisations. Toutefois, il est important que tous les bureaux suivent une procédure uniforme pour la réservation, la gestion et le compte rendu des voyages, afin de garantir l’efficacité et la capacité de compte rendu.

• Comment notre politique de voyage est-elle communiquée au sein de notre organisation ? À quelle fréquence est-il révisé ?
• Comment votre politique de voyage a-t-elle été communiquée à notre TMC ? Cette mesure est-elle appliquée par tous les agents, quel que soit l’endroit où la réservation est effectuée ?
• Un processus d’approbation cohérent est-il mis en œuvre au sein de notre organisation ?
• Quelle est la facilité d’accès aux données sur les réservations hors police ?
• Demandons-nous régulièrement un retour d’information sur notre politique de voyage ? Quand notre politique a-t-elle été révisée pour la dernière fois ?
• Nos employés comprennent-ils la politique de voyage ?
• Comment notre politique se compare-t-elle à celle d’autres clients opérant dans notre secteur ?

Données et rapports

Les changements d’équipage et les déplacements du personnel impliquent une quantité considérable de données, qui doivent toutes faire l’objet d’un rapport si l’on veut les utiliser de manière stratégique dans le cadre d’initiatives visant à réduire les coûts et à gagner du temps. La possibilité d’établir vos propres rapports sur tous les sujets, du devoir de diligence au suivi, en passant par les délais et les retards, et même le coût des repas et du transport terrestre, vous permet de mieux contrôler votre temps et vos dépenses.

• Disposons-nous actuellement d’une visibilité totale sur les déplacements de notre organisation ?
• Quelle est la fréquence des rapports sur les voyages de notre organisation ?
• Disposons-nous d’un tableau de bord standard présentant des données clés sur les déplacements de notre organisation ?
• Sommes-nous conscients des tendances actuelles dans le domaine des voyages de notre organisation ?
• Notre processus d’établissement de rapports est-il manuel ? Cela peut-il être automatisé ? Ce service est-il fourni par notre TMC ?
• Nos budgets de voyage sont-ils alimentés par nos données de voyage ?
• Utilisons-nous actuellement des outils d’analyse de données pour gérer nos données de voyage ?
• En cas de fusion ou d’acquisition, comment combiner deux ensembles de données ?
• Avons-nous discuté de la possibilité d’utiliser des outils d’analyse prédictive avec notre TMC ?
• Sommes-nous conscients des avantages liés à l’utilisation d’outils d’analyse prédictive ?

Efficacité et intégration

Que votre organisation soit en pleine croissance ou qu’elle fasse l’objet d’une acquisition ou d’une fusion, il est important que vos systèmes de réservation puissent s’intégrer à vos outils de gestion financière, de ressources humaines et de gestion existants afin que vous puissiez gérer l’ensemble du cycle de vie du voyage et que toutes les informations puissent être trouvées en un seul endroit, plutôt que de devoir se connecter et se déconnecter de différents systèmes.

• Intégrons-nous notre processus de réservation de voyages aux données RH ?
• Intégrons-nous notre processus de réservation de voyages à nos systèmes de finances et de dépenses ?
• Avons-nous déjà exploré les possibilités d’intégration dans le cadre de notre programme de voyage ? Dans l’affirmative, cette démarche a-t-elle été couronnée de succès ?
• Conservons-nous les informations relatives au profil des voyageurs, telles que les numéros de passeport, les détails des visas, etc. Dans l’affirmative, comment procéder ?
• Y a-t-il des moments dans notre processus de réservation de voyage où nous pensons qu’un élément automatisé serait bénéfique ?
• Comment nous assurons-nous actuellement que toutes les informations relatives aux passeports et aux visas de nos voyageurs sont à jour ?
• Comment intégrer les nouvelles informations sur les voyageurs en cas de fusion ou d’acquisition ?
• Pouvons-nous améliorer la planification et la programmation des déplacements de nos équipes et de nos employés ?

Découvrez ici comment les experts en exploitation minière de l’ATPI peuvent aider votre organisation.