Comment les organisations minières peuvent-elles tester la valeur de leur programme de voyage ?

Bien qu’ils constituent l’une des principales contraintes en termes de budget et de ressources, les voyages peuvent passer inaperçus dans les opérations quotidiennes de l’industrie minière – jusqu’à ce qu’ils tournent mal.

Lorsque les horaires de voyage ne sont pas respectés et que le personnel FIFO arrive en retard sur le site, les projets sont retardés. Ce qui devrait être une partie intégrante de la logistique devient soudain une énorme source de stress, de frustration et de dépenses.

Le coût est essentiel pour le secteur minier. Le désir de réduire les dépenses de voyage est l’une des principales motivations qui poussent de nombreuses organisations minières à travailler avec une TMC. Cependant, de nombreuses organisations minières ont découvert qu’un faible coût n’est pas nécessairement synonyme de grande valeur et ont appris à leurs dépens qu’un programme de voyage réussi nécessite un équilibre délicat entre le coût et l’efficacité du processus.

Une fois qu’un nouveau partenaire de voyage a été mis en place et déployé dans votre organisation, comment pouvez-vous vous assurer que vous continuez à tirer le meilleur parti de votre programme de voyage ?

Les experts d’ATPI Mining Travelont rédigé ce petit guide, qui aborde les points clés permettant à votre organisation minière d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

La clé pour rentabiliser votre programme de voyage

Un programme de voyage flexible est essentiel pour que les organisations minières puissent atteindre leurs objectifs commerciaux généraux et tirer le meilleur parti de leur TMC. Mais que signifie réellement la flexibilité dans le secteur minier ?

Les conditions dans l’industrie minière sont susceptibles de changer, car les plans les mieux conçus sont soumis à l’influence politique, à des conditions météorologiques extrêmes, à des situations imprévues et, bien sûr, à des pandémies mondiales. Par conséquent, la flexibilité désigne la capacité à réagir rapidement à ces changements avec un impact minimal sur la productivité et les coûts.

Faire monter un voyageur dans un avion est une chose. Il n’en reste pas moins que de nombreuses procédures et réglementations “en coulisses” concernant les permis de construire, les certifications et les visas de voyage doivent être prises en considération. Leur gestion nécessite un autre niveau d’expertise pour garantir la flexibilité et la précision du programme de voyage.

Un programme de voyage inflexible peut entraîner des coûts inattendus, à la fois en termes de productivité, d’efficacité et de dépenses de voyage. Par exemple, un programme qui privilégie avant tout les tarifs les plus bas possibles pourrait payer plus cher au total en raison des frais appliqués lorsque les itinéraires doivent être modifiés.

Un programme de voyage véritablement flexible devrait comprendre les éléments suivants :

Approvisionnement global des tarifs

Travailler avec un fournisseur de voyages qui peut trouver des tarifs internationaux à l’échelle mondiale offre les meilleures chances d’obtenir des tarifs plus favorables.

En s’engageant avec un spécialiste de la gestion des voyages qui peut tirer parti de son pouvoir d’achat mondial, les organisations minières peuvent accéder à un large éventail de tarifs. Une TMC disposant de bureaux dans le monde entier et desservant un large éventail de sites peut proposer les meilleurs tarifs locaux, quel que soit le lieu d’origine de la réservation. Votre TMC doit également disposer de solides relations avec les fournisseurs internationaux, de contrats de tarifs aériens et d’une expertise en matière d’analyse comparative.

Le coût total du voyage

Comprendre le coût total des voyages de votre organisation vous permettra d’établir des rapports et des prévisions budgétaires plus précis. Cependant, il peut être difficile de rassembler ces informations si votre organisation utilise des systèmes et des processus différents pour gérer les déplacements des travailleurs FIFO.

Les systèmes de gestion des flux de travail et de réservation de voyages qui s’intègrent à la gestion du personnel, à la paie, aux ressources humaines et aux outils de gestion des dépenses faciliteront l’établissement de rapports sur le coût total des voyages. En ayant accès à ce type de données, votre organisation sera mieux informée et mieux placée pour identifier les domaines dans lesquels la flexibilité peut être améliorée au coût le plus bas possible.

Rapports et analyses

Comprendre comment votre organisation se déplace aujourd’hui est le meilleur moyen de prédire comment elle se déplacera à l’avenir.

Les déplacements des travailleurs FIFO impliquent une quantité considérable de données, qui doivent être facilement accessibles pour la planification stratégique et les initiatives de réduction des coûts. La production de rapports internes sur tous les aspects du cycle de vie des voyages, y compris les frais de repas et de transport terrestre, permet à votre entreprise de mieux contrôler son temps et ses dépenses.